Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt) Renkenweg 23 83209 Prien am Chiemsee Deutschland E-Mail: info@nexaluna.ai Telefon: +49 151 28858234

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Unternehmenswebsite unter nexaluna.ai einschließlich der englischsprachigen Seiten sowie für die von uns betriebenen Kommunikationskanäle: Telefon einschließlich unseres KI-gestützten Telefonassistenten, Webchat und WhatsApp Business.

Für verlinkte Produkte und Plattformen – insbesondere PostMaestro.ai – gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

3. Hosting und Auslieferung

Die Website wird über Dienste der Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) bereitgestellt. Statische Inhalte liegen in Amazon S3; die verschlüsselte Auslieferung erfolgt über Amazon CloudFront. Die primären Ressourcen werden in der AWS-Region Europa (Frankfurt) betrieben. CloudFront nutzt zur schnellen und sicheren Auslieferung ein globales Netzwerk von Edge-Standorten.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, Referrer, Browser- und Geräteinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit AWS bestehen datenschutzrechtliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Soweit eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln.

4. Technische Protokolldaten

Technische Protokolle für die Kontakt-Schnittstelle und Fehlerdiagnose werden auf das erforderliche Maß begrenzt. Inhalte von Kontaktanfragen werden nicht in Anwendungsprotokollen gespeichert. Protokolldaten werden grundsätzlich nach kurzer Frist gelöscht, soweit keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, Unternehmensangaben und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Das Formular wird über Amazon API Gateway und AWS Lambda verarbeitet und über Amazon Simple Email Service (SES) an unser Postfach übermittelt. Eine gesonderte Datenbank für Formularnachrichten wird nicht geführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Vertragsanbahnung dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Telefonie, Webchat und WhatsApp (Twilio)

Für eingehende und ausgehende Telefonate, für den Webchat auf unserer Website sowie für die Kommunikation über WhatsApp Business nutzen wir die Kommunikationsplattform von Twilio (Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Irland). Auch unsere geschäftliche Rufnummer wird über Twilio bereitgestellt.

Dabei werden je nach Kanal insbesondere folgende Daten verarbeitet: Ihre Rufnummer bzw. WhatsApp-Kennung, Datum, Uhrzeit und Dauer der Verbindung, Verbindungs- und Zustellstatus, Inhalte von Chat- und WhatsApp-Nachrichten sowie – bei Telefonaten mit unserem KI-Telefonassistenten – die Sprachdaten des Gesprächs und die daraus erzeugten Transkripte.

Die Verarbeitung durch Twilio erfolgt für uns als Auftragsverarbeiter. Twilio wird von uns so konfiguriert, dass die Datenverarbeitung und -speicherung in der EU-Region (Rechenzentrumsregion Irland) erfolgt. Grundlage ist das Data Protection Addendum von Twilio einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln, abrufbar unter https://www.twilio.com/en-us/legal/data-protection-addendum. Eine Verarbeitung in Drittländern, etwa zu Support- oder Betriebszwecken, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden und erfolgt in diesem Fall auf Grundlage geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO.

Bei der Nutzung von WhatsApp ist zusätzlich zu beachten, dass die WhatsApp-Infrastruktur von der WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Limited betrieben wird. Metadaten wie Rufnummer, Zeitpunkt und Gerätedaten werden dort in eigener Verantwortung des Anbieters verarbeitet, wobei eine Übermittlung in die USA möglich ist. Wenn Sie dies vermeiden möchten, nutzen Sie bitte E-Mail, Telefon oder unser Kontaktformular.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vertragsanbahnung oder -durchführung dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenkommunikation und Erreichbarkeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit ein Telefonat aufgezeichnet oder über den reinen Verbindungsaufbau hinaus ausgewertet wird, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer zu Beginn des Gesprächs eingeholten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; alternativ können Sie das Gespräch jederzeit beenden oder uns per E-Mail kontaktieren.

7. KI-Sprachassistent (ElevenLabs)

Unser Telefonassistent nutzt für die Spracherkennung, die Gesprächsführung und die Sprachausgabe Dienste der ElevenLabs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA.

Verarbeitet werden dabei die Audiodaten Ihres Gesprächsbeitrags, die daraus erzeugten Transkripte sowie die zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlichen Kontextinformationen (zum Beispiel Anliegen, Terminwunsch oder von Ihnen genannte Kontaktdaten). ElevenLabs verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns.

Mit ElevenLabs besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln als geeignete Garantie für die Übermittlung in die USA (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Nutzung Ihrer Gesprächsdaten zum Training allgemeiner KI-Modelle des Anbieters ist vertraglich ausgeschlossen.

Bei ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert. Wir betreiben den Assistenten ohne Vorhaltung beim Anbieter („Zero Retention“): Audiodaten und Transkripte werden dort ausschließlich flüchtig und nur so lange verarbeitet, wie es für die unmittelbare Antwort im laufenden Gespräch erforderlich ist. Anschließend werden sie nicht abgelegt; es entsteht bei ElevenLabs kein Gesprächsarchiv und keine Aufzeichnung, auf die wir oder Dritte später zugreifen könnten.

Eine dauerhafte Speicherung von Transkript und Audioaufzeichnung erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie ihr zu Beginn des Telefonats oder des Chats ausdrücklich zustimmen. In diesem Fall werden Transkript und Aufzeichnung allein auf unserem eigenen Server in Deutschland (AWS-Region Europa, Frankfurt) in unserem selbst entwickelten CRM-System gespeichert – nicht bei ElevenLabs und nicht bei weiteren Dritten. Ohne Ihre Zustimmung bewahren wir weder Audiodaten noch Transkripte auf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO, für die Speicherung von Transkript und Sprachaufzeichnung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir löschen die Aufzeichnung dann. Sie können außerdem jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen; wir bearbeiten Ihr Anliegen dann ohne KI-Assistenz.

8. CRM-System und Kundendaten

Anfragen, Gesprächsergebnisse und Kundenbeziehungen verwalten wir in einem von uns selbst entwickelten CRM-System. Wir setzen hierfür keine fremde CRM-Software ein.

Gespeichert werden insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Kanal und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme, der Inhalt bzw. eine Zusammenfassung Ihrer Anfrage sowie der Bearbeitungs- und Angebotsstatus.

Transkripte und Audioaufzeichnungen aus Telefonaten und Chats mit unserem KI-Assistenten gelangen nur dann in das CRM, wenn Sie der Speicherung zu Beginn des Gesprächs zugestimmt haben. Sie liegen dann ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland; beim Anbieter des Sprachassistenten (ElevenLabs) verbleiben keine Gesprächsdaten.

Das CRM wird auf Infrastruktur der Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) in der Region Europa (Frankfurt) betrieben. Die Daten werden in Transit und im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert; der Zugriff ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt und protokolliert. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für nicht auszuschließende Drittlandsbezüge gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Anbahnung und Durchführung von Verträgen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Kunden- und Anfragenverwaltung. Wir löschen die Daten, sobald der Zweck entfällt, spätestens nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Daten aus Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, löschen wir in der Regel innerhalb von 24 Monaten.

9. Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung senden wir eine E-Mail an die angegebene Adresse und bitten um Bestätigung. Erst mit Ihrem Klick auf den Bestätigungslink nehmen wir die Adresse in den Verteiler auf. Bleibt die Bestätigung aus, löschen wir die Anmeldung nach sieben Tagen.

Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Sprache, der Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung, die Stelle der Website, an der die Anmeldung erfolgt ist, sowie ein nicht rückrechenbarer Hashwert Ihrer IP-Adresse. Diese Angaben dienen ausschließlich dem Versand und dem Nachweis Ihrer Einwilligung; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Protokollierung der Anmeldung zusätzlich unser berechtigtes Interesse an einem Nachweis nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Versand erfolgt über Amazon Simple Email Service (SES) der Amazon Web Services EMEA SARL; die Verteilerdaten liegen in unserem eigenen System in der Region Europa (Frankfurt).

Eine Erfolgsmessung mit Zählpixeln, Öffnungs- oder Klickverfolgung findet nicht statt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail, über das folgende Formular oder formlos an info@nexaluna.ai. Nach der Abmeldung entfernen wir die Adresse aus dem Verteiler; den Nachweis von An- und Abmeldung bewahren wir noch bis zu 90 Tage auf und löschen ihn anschließend.

10. Cookies, Einwilligung und Reichweitenmessung

Beim ersten Aufruf fragt eine Leiste am unteren Seitenrand, welche Dienste laufen dürfen. Bis Sie entschieden haben, setzen wir ausschließlich Speichereinträge, die für den Betrieb der Website unerlässlich sind: Ihre Datenschutz-Entscheidung selbst, die Zuordnung einer laufenden Chat-Sitzung sowie die Erkennung technischer Störungen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle übrigen Dienste sind den Zwecken „Funktional“, „Statistik“ und „Marketing“ zugeordnet und bleiben deaktiviert, bis Sie ihnen zustimmen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Es entsteht Ihnen kein Nachteil, wenn Sie ablehnen; alle Inhalte bleiben vollständig zugänglich.

Für die Reichweitenmessung setzen wir – nach Ihrer Einwilligung – Google Analytics 4 ein, für die Erfolgsmessung von Anzeigen Google Ads. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden dabei die aufgerufenen Seiten, Verweildauer und Interaktionen, Herkunftsquelle des Besuchs, näherungsweiser Standort auf Stadtebene sowie Geräte- und Browserangaben. Ihre IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht; eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen oder Ihrem Google-Konto findet durch uns nicht statt. Die Aufbewahrungsdauer der Ereignisdaten bei Google ist auf 14 Monate begrenzt.

Wir verwenden den Google Consent Mode v2. Vor Ihrer Einwilligung wird kein Google-Skript geladen und keine Verbindung zu Google-Servern aufgebaut. Eine Übermittlung in die USA an die Google LLC lässt sich nach erteilter Einwilligung nicht ausschließen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden unter Umständen auf diese Daten zugreifen können und Ihnen insoweit möglicherweise keine mit der EU vergleichbaren Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

Ihre Entscheidung bewahren wir zwölf Monate lang gemeinsam mit Zeitpunkt und einer Vorgangsnummer im lokalen Speicher Ihres Browsers auf, um sie beachten und nachweisen zu können. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; bereits gesetzte Cookies der abgewählten Zwecke löschen wir dabei.

In unserer Cookie-Richtlinie finden Sie eine vollständige Aufstellung aller Dienste mit Anbieter, Cookie-Namen, Laufzeiten und Zwecken. Dort können Sie Ihre Auswahl auch unmittelbar ändern oder widerrufen.

Cookie-Richtlinie und Einstellungen

11. Externe Links und Social Media

Die Website enthält Links zu externen Angeboten und unseren Profilen bei LinkedIn, Instagram, YouTube und weiteren Netzwerken. Daten werden erst an den jeweiligen Anbieter übermittelt, wenn Sie einen solchen Link aktiv öffnen. Für die anschließende Verarbeitung ist der externe Anbieter verantwortlich.

12. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de.

14. Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich technische Funktionen oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.