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Alle Lösungen02 / Finanzen & Dokumente

Finanzen & Dokumente

Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen

Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.

Komplexität
Komplex
Implementierungsdauer
6–10 Wochen
Geeignete Branchen
Fertigung · Handel · Dienstleistungen

Beispiel: Fertigungsunternehmen

Prozessarchitektur

Vom Eingang zum belastbaren Ergebnis.

Jede Phase besteht aus klaren, nachvollziehbaren Schritten. Prüfungen, Abzweigungen und Übergaben bleiben sichtbar, statt in einer Blackbox zu verschwinden.

Prozessdiagramm

  • 09Knoten
  • 11Verbindungen
  • 03Phasen
System

01Input

Eingang & Kontext

Quellen, Daten und fachlicher Kontext werden kontrolliert zusammengeführt.

3 Schritte

02Process

Logik & Kontrolle

Regeln, KI und menschliche Prüfungen bilden den nachvollziehbaren Prozesskern.

3 Schritte

03Output

Ergebnis & Übergabe

Ergebnisse werden strukturiert an Menschen und führende Systeme übergeben.

3 Schritte

Quelle01

Dokument übernehmen

PDF, Scan, XRechnung oder ZUGFeRD wird aus E-Mail, Portal oder überwachten Ordnern erfasst.Details

Prozessknoten 01Quelle

Dokument übernehmen

PDF, Scan, XRechnung oder ZUGFeRD wird aus E-Mail, Portal oder überwachten Ordnern erfasst.

Schnittstellen
  • Microsoft Graph API
  • SharePoint API
Weiterführung
  • Stammdaten abgleichen
Daten02

Stammdaten abgleichen

Lieferant, Bestellung, Kostenstelle und Zahlungsbedingungen werden aus ERP und Einkauf ergänzt.Details

Prozessknoten 02Daten

Stammdaten abgleichen

Lieferant, Bestellung, Kostenstelle und Zahlungsbedingungen werden aus ERP und Einkauf ergänzt.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Belege zuordnen
Daten03

Belege zuordnen

Lieferschein, Bestellung und Vertragsinformationen werden dem Vorgang zugeordnet.Details

Prozessknoten 03Daten

Belege zuordnen

Lieferschein, Bestellung und Vertragsinformationen werden dem Vorgang zugeordnet.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Daten extrahieren
Aktion04

Daten extrahieren

OCR und Dokumenten-KI lesen Kopf-, Positions-, Steuer- und Zahlungsdaten strukturiert aus.Details

Prozessknoten 04Aktion

Daten extrahieren

OCR und Dokumenten-KI lesen Kopf-, Positions-, Steuer- und Zahlungsdaten strukturiert aus.

Schnittstellen
  • Power Automate
  • Azure Functions
  • Microsoft Graph API
Weiterführung
  • Fachlich prüfen
Entscheidung05

Fachlich prüfen

Dubletten, Pflichtfelder, Summen, Bestellbezug und Toleranzgrenzen werden automatisch validiert.Details

Prozessknoten 05Entscheidung

Fachlich prüfen

Dubletten, Pflichtfelder, Summen, Bestellbezug und Toleranzgrenzen werden automatisch validiert.

Schnittstellen
  • Azure OpenAI GPT
  • Anthropic Claude
  • AI Builder
Weiterführung
  • Buchung vorbereitenDirekter Pfad
  • Zahlung freigeben
  • Revisionssicher ablegen
  • Freigabe steuernPrüfung erforderlich
Freigabe06

Freigabe steuern

Abweichungen und freigabepflichtige Beträge folgen Rollen, Vertretungen und Eskalationsfristen.Details

Prozessknoten 06Freigabe

Freigabe steuern

Abweichungen und freigabepflichtige Beträge folgen Rollen, Vertretungen und Eskalationsfristen.

Schnittstellen
  • Teams Adaptive Cards
  • Power Apps
Weiterführung
  • Buchung vorbereiten
  • Zahlung freigeben
  • Revisionssicher ablegen
Ergebnis07

Buchung vorbereiten

Kontierung, Steuerkennzeichen und Buchungsvorschlag werden nachvollziehbar an das ERP übergeben.Details

Prozessknoten 07Ergebnis

Buchung vorbereiten

Kontierung, Steuerkennzeichen und Buchungsvorschlag werden nachvollziehbar an das ERP übergeben.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis08

Zahlung freigeben

Nur vollständig geprüfte Vorgänge erreichen den definierten Zahlungsprozess.Details

Prozessknoten 08Ergebnis

Zahlung freigeben

Nur vollständig geprüfte Vorgänge erreichen den definierten Zahlungsprozess.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis09

Revisionssicher ablegen

Original, Prüfergebnis, Freigaben und Änderungen werden zusammen archiviert.Details

Prozessknoten 09Ergebnis

Revisionssicher ablegen

Original, Prüfergebnis, Freigaben und Änderungen werden zusammen archiviert.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
  • Standardweg
  • Direkter Pfad
  • Prüfung nötig

Schritte in Ablaufreihenfolge

Systemlandschaft

Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.

  • Microsoft

    Microsoft Graph API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    SharePoint API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure AI Document Intelligence

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Mistral OCR

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dataverse API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Automate

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Functions

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure OpenAI GPT

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Anthropic Claude

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    AI Builder

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Adaptive Cards

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Apps

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dynamics 365 API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Service Bus

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power BI API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Webhook

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Mögliche Schnittstellen

    ERP REST / OData / IDoc

    Stammdatenabgleich und kontrollierte Übergabe des Buchungsvorschlags.

  • Mögliche Schnittstellen

    E-Mail, Peppol oder Upload

    Bündelt strukturierte und unstrukturierte Eingangskanäle.

  • Mögliche Schnittstellen

    DMS- und Archiv-API

    Revisionssichere Ablage inklusive Bearbeitungsnachweisen.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    SAP, Business Central oder DATEV

    Stammdaten, Kontierung und Finanzbuchhaltung.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Teams & Power Automate

    Freigaben, Rückfragen und Eskalationen im Arbeitskontext.

Umsetzung im Kontext

Nicht nur automatisiert, sondern im Alltag belastbar.

Der produktive Umfang wird an Rechnungsvolumen, Formate, ERP-Landschaft und vorhandene Freigaberegeln angepasst. Ein Pilot startet meist mit einem klar abgegrenzten Lieferanten- oder Rechnungstyp.

Automatisierung bedeutet hier nicht unkontrolliertes Buchen. Jede Regel, Toleranz und manuelle Entscheidung bleibt dokumentiert und kann anhand realer Belege getestet werden.

Ausgangslage

Rechnungen erreichen Unternehmen über verschiedene Kanäle. Daten werden mehrfach übertragen, Bestellbezüge fehlen und Rückfragen verzögern Monatsabschluss und Zahlung.

Zielbild

Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.

Erwarteter Nutzen

  • Weniger manuelle Erfassung und Dubletten
  • Schnellere, nachvollziehbare Freigaben
  • Früh erkannte Preis- und Mengenabweichungen
  • Vollständiger Prüfpfad für Audit und Revision

Voraussetzungen für den Start

  • 01Zugriff auf Lieferanten-, Bestell- und Kontierungsdaten
  • 02Dokumentierte Freigabe- und Toleranzregeln
  • 03Repräsentative Rechnungen für Extraktion und Abnahmetests

Weitere Anwendungsfälle

Anwendungsfälle mit vergleichbarem Aufbau aus Dienstleistungen · Fertigung · Handel. Wählen Sie eine Branche, um die Auswahl einzugrenzen.

  1. 01 / Anwendungsfall

    Mittel~ 3–6 Wochen

    E-Mail & Eingangskanäle

    Posteingänge automatisch verstehen und verteilen

    KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.

    Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.

    • Microsoft Graph / Gmail API
    • CRM- oder Ticket-API
    • Webhook / REST
    • Outlook & Microsoft Teams

  2. 04 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Wissen & Assistenz

    Internes Wissen sicher durchsuchbar machen

    Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.

    Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.

    • Microsoft Graph / SharePoint
    • Dateiserver-Connector
    • Entra ID / SSO
    • Azure AI Search

  3. 03 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Freigaben & Compliance

    Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern

    Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.

    Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.

    • Microsoft Graph
    • ERP- oder HR-API
    • Webhook / Adaptive Cards
    • Microsoft Teams

  4. 06 / Anwendungsfall

    Komplex~ 8–12 Wochen

    Außendienst & Betrieb

    Mobile Erfassung direkt am Einsatzort

    Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.

    Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.

    • ERP- oder Field-Service-API
    • Kamera, GPS und Gerätespeicher
    • Identity- und Sync-Service
    • Individuelle PWA oder Mobile App

  5. 05 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Meetings & Aufgaben

    Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen

    Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.

    Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.

    • Microsoft Graph / Teams
    • Planner- oder Jira-API
    • CRM-API
    • Microsoft Teams

Lösungskatalog

5 weitere Anwendungsfälle mit Filter nach Branche, Aufwand und Systemen.

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Ihr nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?

Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.

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Details anzeigen (3)

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Speichert Ihre Datenschutz-Entscheidung und ob Sie den Sprachhinweis bereits weggeklickt haben. Ohne diese Einträge müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Website-Grundfunktionen
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.consent.v1Lokaler Speicher12 MonateIhre Auswahl je Kategorie samt Zeitpunkt und Vorgangsnummer als Nachweis der Einwilligung.
nexaluna.locale.suggestionLokaler Speicher6 MonateVermerk, dass Sie den Sprachhinweis bereits gesehen haben.
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Baut auf Ihren Wunsch hin ein Chat- oder Sprachgespräch auf und ordnet Ihre Beiträge der laufenden Sitzung zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ein Gespräch starten. Beim Anbieter ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert; Transkript und Audio bewahren wir nur nach Ihrer Zustimmung im Gespräch auf – dann ausschließlich auf unserem Server in Deutschland.

Anbieter
ElevenLabs Inc., Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Nexaluna Sprachassistent
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.agent.sessionSitzungsspeicherSitzungKennung des laufenden Gesprächs mit dem Sprachassistenten.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Sentry Fehlerüberwachung

Meldet technische Fehler und Ladeprobleme, damit wir sie beheben können. Übertragen werden Fehlermeldung, Seitenpfad und Browserangaben, keine Eingaben aus Formularen.

Anbieter
Functional Software, Inc. (Sentry), Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dieser Dienst legt selbst nichts auf Ihrem Gerät ab.

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Funktional

Merkt sich Ihre Einstellungen, etwa die gewählte Sprache, damit Sie sie nicht bei jedem Besuch erneut treffen müssen.

Details anzeigen (1)

Sprachwahl

Merkt sich, in welcher Sprache Sie die Website lesen möchten, und führt Sie beim nächsten Besuch direkt dorthin.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Sprachwahl
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.locale.preferenceLokaler Speicher6 MonateDie von Ihnen gewählte Sprachfassung der Website.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Statistik

Hilft uns zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucher abspringen. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst; wir verknüpfen sie nicht mit weiteren Datenquellen.

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Zählt Seitenaufrufe und wertet aus, wie die Website genutzt wird. Die IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
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Gespeicherte Einträge: Google Analytics 4
NameArtLaufzeitZweck
_gaCookie24 MonateUnterscheidet Besucher voneinander.
_ga_L0FGSKVQWFCookie24 MonateHält den Sitzungsverlauf für die Auswertung fest.
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Marketing

Misst den Erfolg unserer Anzeigen und erlaubt es, Ihnen passende Inhalte außerhalb dieser Website auszuspielen.

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Google Ads

Misst, ob ein Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht, und ermöglicht die erneute Ansprache in Google-Werbenetzwerken.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
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