Newsletter abonnieren oder abmelden
DeutschProjekt besprechen
Menü
DeutschProjekt besprechen
Alle Lösungen01 / E-Mail & Eingangskanäle

E-Mail & Eingangskanäle

Posteingänge automatisch verstehen und verteilen

KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.

Komplexität
Mittel
Implementierungsdauer
3–6 Wochen
Geeignete Branchen
Dienstleistungen · Handel · Fertigung

Beispiel: Technischer Kundenservice

Prozessarchitektur

Vom Eingang zum belastbaren Ergebnis.

Jede Phase besteht aus klaren, nachvollziehbaren Schritten. Prüfungen, Abzweigungen und Übergaben bleiben sichtbar, statt in einer Blackbox zu verschwinden.

Prozessdiagramm

  • 09Knoten
  • 11Verbindungen
  • 03Phasen
System

01Input

Eingang & Kontext

Quellen, Daten und fachlicher Kontext werden kontrolliert zusammengeführt.

3 Schritte

02Process

Logik & Kontrolle

Regeln, KI und menschliche Prüfungen bilden den nachvollziehbaren Prozesskern.

3 Schritte

03Output

Ergebnis & Übergabe

Ergebnisse werden strukturiert an Menschen und führende Systeme übergeben.

3 Schritte

Quelle01

Nachricht erfassen

E-Mails werden über freigegebene Postfächer oder APIs inklusive Absender, Betreff und Zeitstempel übernommen.Details

Prozessknoten 01Quelle

Nachricht erfassen

E-Mails werden über freigegebene Postfächer oder APIs inklusive Absender, Betreff und Zeitstempel übernommen.

Schnittstellen
  • Microsoft Graph API
  • SharePoint API
Weiterführung
  • Anhänge auslesen
Daten02

Anhänge auslesen

PDFs, Bilder und Office-Dokumente werden sicher übernommen, auf Dateityp geprüft und für die Analyse vorbereitet.Details

Prozessknoten 02Daten

Anhänge auslesen

PDFs, Bilder und Office-Dokumente werden sicher übernommen, auf Dateityp geprüft und für die Analyse vorbereitet.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Kontext ergänzen
Daten03

Kontext ergänzen

Kunden-, Vertrags- oder Auftragsdaten aus CRM und Fachsystemen ergänzen den Eingang.Details

Prozessknoten 03Daten

Kontext ergänzen

Kunden-, Vertrags- oder Auftragsdaten aus CRM und Fachsystemen ergänzen den Eingang.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Anliegen klassifizieren
Aktion04

Anliegen klassifizieren

Ein KI-Modell erkennt Thema, Absicht und relevante Informationen mit definierten Konfidenzgrenzen.Details

Prozessknoten 04Aktion

Anliegen klassifizieren

Ein KI-Modell erkennt Thema, Absicht und relevante Informationen mit definierten Konfidenzgrenzen.

Schnittstellen
  • Power Automate
  • Azure Functions
  • Microsoft Graph API
Weiterführung
  • Priorität bestimmen
Entscheidung05

Priorität bestimmen

Geschäftsregeln bewerten Kundentyp, Fristen, Schlüsselbegriffe und vorhandene Service-Level.Details

Prozessknoten 05Entscheidung

Priorität bestimmen

Geschäftsregeln bewerten Kundentyp, Fristen, Schlüsselbegriffe und vorhandene Service-Level.

Schnittstellen
  • Azure OpenAI GPT
  • Anthropic Claude
  • AI Builder
Weiterführung
  • Vorgang anlegenDirekter Pfad
  • Zuständigkeit zuweisen
  • Status kommunizieren
  • Ausnahmen absichernPrüfung erforderlich
Freigabe06

Ausnahmen absichern

Unklare oder sensible Vorgänge landen mit Analysehinweisen in einer kontrollierten manuellen Prüfung.Details

Prozessknoten 06Freigabe

Ausnahmen absichern

Unklare oder sensible Vorgänge landen mit Analysehinweisen in einer kontrollierten manuellen Prüfung.

Schnittstellen
  • Teams Adaptive Cards
  • Power Apps
Weiterführung
  • Vorgang anlegen
  • Zuständigkeit zuweisen
  • Status kommunizieren
Ergebnis07

Vorgang anlegen

Ticket, Lead, Aufgabe oder Auftrag wird mit allen erkannten Informationen strukturiert erzeugt.Details

Prozessknoten 07Ergebnis

Vorgang anlegen

Ticket, Lead, Aufgabe oder Auftrag wird mit allen erkannten Informationen strukturiert erzeugt.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis08

Zuständigkeit zuweisen

Team, Bearbeiter und Eskalationsweg werden automatisch und nachvollziehbar gesetzt.Details

Prozessknoten 08Ergebnis

Zuständigkeit zuweisen

Team, Bearbeiter und Eskalationsweg werden automatisch und nachvollziehbar gesetzt.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis09

Status kommunizieren

Eingangsbestätigung, Frist und Bearbeitungsstatus werden über den passenden Kanal zurückgemeldet.Details

Prozessknoten 09Ergebnis

Status kommunizieren

Eingangsbestätigung, Frist und Bearbeitungsstatus werden über den passenden Kanal zurückgemeldet.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
  • Standardweg
  • Direkter Pfad
  • Prüfung nötig

Schritte in Ablaufreihenfolge

Systemlandschaft

Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.

  • Microsoft

    Microsoft Graph API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    SharePoint API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure AI Document Intelligence

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Mistral OCR

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dataverse API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Automate

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Functions

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure OpenAI GPT

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Anthropic Claude

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    AI Builder

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Adaptive Cards

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Apps

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dynamics 365 API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Service Bus

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power BI API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Webhook

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Mögliche Schnittstellen

    Microsoft Graph / Gmail API

    Sicherer Zugriff auf freigegebene Postfächer, Nachrichten und Anhänge.

  • Mögliche Schnittstellen

    CRM- oder Ticket-API

    Abgleich bestehender Kontakte und Übergabe strukturierter Vorgänge.

  • Mögliche Schnittstellen

    Webhook / REST

    Anbindung individueller Fachsysteme und nachgelagerter Automationen.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Outlook & Microsoft Teams

    Arbeitsoberfläche für Postfach, Rückfragen und Ausnahmen.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Power Automate oder n8n

    Orchestrierung der Regeln, Übergaben und Benachrichtigungen.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Zendesk, Jira oder Dynamics 365

    Zentrale Bearbeitung und lückenlose Nachverfolgung.

Umsetzung im Kontext

Nicht nur automatisiert, sondern im Alltag belastbar.

Die Lösung ersetzt kein bestehendes Service- oder CRM-System. Sie bildet eine intelligente Eingangsschicht, die unstrukturierte Kommunikation in belastbare Prozessdaten übersetzt.

Regeln und KI-Bewertungen bleiben transparent. Konfidenzgrenzen, manuelle Freigaben und Protokollierung sorgen dafür, dass kritische Vorgänge nicht unkontrolliert verarbeitet werden.

Ausgangslage

Zentrale Postfächer wachsen schneller als Teams sie sichten können. Nachrichten werden manuell sortiert, wichtige Angaben fehlen und dringende Vorgänge bleiben zu lange unentdeckt.

Zielbild

Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.

Erwarteter Nutzen

  • Weniger manuelle Sichtung und Weiterleitung
  • Dringende Vorgänge werden früher erkannt
  • Einheitliche Datenqualität in Folgesystemen
  • Messbare Reaktions- und Durchlaufzeiten

Voraussetzungen für den Start

  • 01Definierte Eingangspostfächer und Zuständigkeiten
  • 02Beispiele typischer Anliegen für Regeln und Tests
  • 03Technischer Zugriff auf mindestens ein Folgesystem

Weitere Anwendungsfälle

Anwendungsfälle mit vergleichbarem Aufbau aus Dienstleistungen · Fertigung · Handel. Wählen Sie eine Branche, um die Auswahl einzugrenzen.

  1. 02 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Finanzen & Dokumente

    Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen

    Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.

    Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.

    • ERP REST / OData / IDoc
    • E-Mail, Peppol oder Upload
    • DMS- und Archiv-API
    • Azure AI Document Intelligence

  2. 03 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Freigaben & Compliance

    Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern

    Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.

    Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.

    • Microsoft Graph
    • ERP- oder HR-API
    • Webhook / Adaptive Cards
    • Microsoft Teams

  3. 04 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Wissen & Assistenz

    Internes Wissen sicher durchsuchbar machen

    Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.

    Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.

    • Microsoft Graph / SharePoint
    • Dateiserver-Connector
    • Entra ID / SSO
    • Azure AI Search

  4. 05 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Meetings & Aufgaben

    Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen

    Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.

    Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.

    • Microsoft Graph / Teams
    • Planner- oder Jira-API
    • CRM-API
    • Microsoft Teams

  5. 06 / Anwendungsfall

    Komplex~ 8–12 Wochen

    Außendienst & Betrieb

    Mobile Erfassung direkt am Einsatzort

    Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.

    Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.

    • ERP- oder Field-Service-API
    • Kamera, GPS und Gerätespeicher
    • Identity- und Sync-Service
    • Individuelle PWA oder Mobile App

Lösungskatalog

5 weitere Anwendungsfälle mit Filter nach Branche, Aufwand und Systemen.

Zurück zu allen Lösungen

Ihr nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?

Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.

Unverbindlich besprechenLeistungen ansehen
EntdeckenZum Seitenanfang

Datenschutz-Einstellungen

Entscheiden Sie je Zweck, welche Dienste laufen dürfen. Notwendige Funktionen lassen sich nicht abwählen, alle anderen sind bis zu Ihrer Einwilligung deaktiviert.

Notwendig

Erforderlich, damit die Website funktioniert: Ihre Datenschutz-Entscheidung, Formulare, der Sprachassistent und die Erkennung technischer Störungen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Immer aktiv
Details anzeigen (3)

Website-Grundfunktionen

Speichert Ihre Datenschutz-Entscheidung und ob Sie den Sprachhinweis bereits weggeklickt haben. Ohne diese Einträge müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Website-Grundfunktionen
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.consent.v1Lokaler Speicher12 MonateIhre Auswahl je Kategorie samt Zeitpunkt und Vorgangsnummer als Nachweis der Einwilligung.
nexaluna.locale.suggestionLokaler Speicher6 MonateVermerk, dass Sie den Sprachhinweis bereits gesehen haben.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Nexaluna Sprachassistent

Baut auf Ihren Wunsch hin ein Chat- oder Sprachgespräch auf und ordnet Ihre Beiträge der laufenden Sitzung zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ein Gespräch starten. Beim Anbieter ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert; Transkript und Audio bewahren wir nur nach Ihrer Zustimmung im Gespräch auf – dann ausschließlich auf unserem Server in Deutschland.

Anbieter
ElevenLabs Inc., Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Nexaluna Sprachassistent
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.agent.sessionSitzungsspeicherSitzungKennung des laufenden Gesprächs mit dem Sprachassistenten.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Sentry Fehlerüberwachung

Meldet technische Fehler und Ladeprobleme, damit wir sie beheben können. Übertragen werden Fehlermeldung, Seitenpfad und Browserangaben, keine Eingaben aus Formularen.

Anbieter
Functional Software, Inc. (Sentry), Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dieser Dienst legt selbst nichts auf Ihrem Gerät ab.

Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Funktional

Merkt sich Ihre Einstellungen, etwa die gewählte Sprache, damit Sie sie nicht bei jedem Besuch erneut treffen müssen.

Details anzeigen (1)

Sprachwahl

Merkt sich, in welcher Sprache Sie die Website lesen möchten, und führt Sie beim nächsten Besuch direkt dorthin.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Sprachwahl
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.locale.preferenceLokaler Speicher6 MonateDie von Ihnen gewählte Sprachfassung der Website.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Statistik

Hilft uns zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucher abspringen. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst; wir verknüpfen sie nicht mit weiteren Datenquellen.

Details anzeigen (1)

Google Analytics 4

Zählt Seitenaufrufe und wertet aus, wie die Website genutzt wird. Die IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Google Analytics 4
NameArtLaufzeitZweck
_gaCookie24 MonateUnterscheidet Besucher voneinander.
_ga_L0FGSKVQWFCookie24 MonateHält den Sitzungsverlauf für die Auswertung fest.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Marketing

Misst den Erfolg unserer Anzeigen und erlaubt es, Ihnen passende Inhalte außerhalb dieser Website auszuspielen.

Details anzeigen (1)

Google Ads

Misst, ob ein Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht, und ermöglicht die erneute Ansprache in Google-Werbenetzwerken.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Google Ads
NameArtLaufzeitZweck
_gcl_auCookie3 MonateOrdnet einen Besuch einer Anzeige zu (Conversion-Messung).
_gcl_awCookie3 MonateSpeichert die Kennung des Anzeigenklicks.
_gcl_gsCookie3 MonateHält den Zeitpunkt des Anzeigenklicks fest.
_gcl_dcCookie3 MonateSpeichert die Kennung eines Klicks aus dem Display-Netzwerk.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Ihre Entscheidung gilt ein Jahr. Sie können sie jederzeit über die Cookie-Richtlinie im Fußbereich ändern.