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Alle Lösungen04 / Wissen & Assistenz

Wissen & Assistenz

Internes Wissen sicher durchsuchbar machen

Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.

Komplexität
Komplex
Implementierungsdauer
6–10 Wochen
Geeignete Branchen
Fertigung · Dienstleistungen · Gesundheitswesen

Beispiel: Maschinenbau

Prozessarchitektur

Vom Eingang zum belastbaren Ergebnis.

Jede Phase besteht aus klaren, nachvollziehbaren Schritten. Prüfungen, Abzweigungen und Übergaben bleiben sichtbar, statt in einer Blackbox zu verschwinden.

Prozessdiagramm

  • 09Knoten
  • 08Verbindungen
  • 03Phasen
System

01Input

Eingang & Kontext

Quellen, Daten und fachlicher Kontext werden kontrolliert zusammengeführt.

3 Schritte

02Process

Logik & Kontrolle

Regeln, KI und menschliche Prüfungen bilden den nachvollziehbaren Prozesskern.

3 Schritte

03Output

Ergebnis & Übergabe

Ergebnisse werden strukturiert an Menschen und führende Systeme übergeben.

3 Schritte

Quelle01

Quellen freigeben

Dokumentenbereiche, Dateitypen, Aktualität und verantwortliche Eigentümer werden festgelegt.Details

Prozessknoten 01Quelle

Quellen freigeben

Dokumentenbereiche, Dateitypen, Aktualität und verantwortliche Eigentümer werden festgelegt.

Schnittstellen
  • Microsoft Graph API
  • SharePoint API
Weiterführung
  • Berechtigungen übernehmen
Daten02

Berechtigungen übernehmen

Bestehende Benutzer-, Gruppen- und Dokumentrechte fließen in den Suchkontext ein.Details

Prozessknoten 02Daten

Berechtigungen übernehmen

Bestehende Benutzer-, Gruppen- und Dokumentrechte fließen in den Suchkontext ein.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Frage stellen
Daten03

Frage stellen

Nutzer fragen in natürlicher Sprache über Teams, Intranet oder eine eigene Oberfläche.Details

Prozessknoten 03Daten

Frage stellen

Nutzer fragen in natürlicher Sprache über Teams, Intranet oder eine eigene Oberfläche.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Inhalte aufbereiten
Aktion04

Inhalte aufbereiten

Dokumente werden extrahiert, sinnvoll segmentiert, versioniert und für semantische Suche indexiert.Details

Prozessknoten 04Aktion

Inhalte aufbereiten

Dokumente werden extrahiert, sinnvoll segmentiert, versioniert und für semantische Suche indexiert.

Schnittstellen
  • Power Automate
  • Azure Functions
  • Microsoft Graph API
Weiterführung
  • Belege abrufen
System05

Belege abrufen

Die Suche ermittelt passende Passagen ausschließlich aus den für den Nutzer freigegebenen Quellen.Details

Prozessknoten 05System

Belege abrufen

Die Suche ermittelt passende Passagen ausschließlich aus den für den Nutzer freigegebenen Quellen.

Schnittstellen
  • Dynamics 365 API
  • Azure Service Bus
Weiterführung
  • Antwort absichern
Entscheidung06

Antwort absichern

Das Sprachmodell formuliert aus den Belegen, nennt Quellen und kennzeichnet unzureichende Evidenz.Details

Prozessknoten 06Entscheidung

Antwort absichern

Das Sprachmodell formuliert aus den Belegen, nennt Quellen und kennzeichnet unzureichende Evidenz.

Schnittstellen
  • Azure OpenAI GPT
  • Anthropic Claude
  • AI Builder
Weiterführung
  • Antwort mit Quellen
  • Feedback erfassen
  • Wissen verbessern
Ergebnis07

Antwort mit Quellen

Die Antwort enthält direkte Verweise auf Dokument, Version und relevante Fundstelle.Details

Prozessknoten 07Ergebnis

Antwort mit Quellen

Die Antwort enthält direkte Verweise auf Dokument, Version und relevante Fundstelle.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis08

Feedback erfassen

Nutzer können Qualität melden; Verantwortliche sehen Lücken und veraltete Inhalte.Details

Prozessknoten 08Ergebnis

Feedback erfassen

Nutzer können Qualität melden; Verantwortliche sehen Lücken und veraltete Inhalte.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis09

Wissen verbessern

Aus Suchmustern und Feedback entstehen priorisierte Aufgaben für die Wissenspflege.Details

Prozessknoten 09Ergebnis

Wissen verbessern

Aus Suchmustern und Feedback entstehen priorisierte Aufgaben für die Wissenspflege.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
  • Standardweg

Schritte in Ablaufreihenfolge

Systemlandschaft

Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.

  • Microsoft

    Microsoft Graph API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    SharePoint API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure AI Document Intelligence

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Mistral OCR

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dataverse API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Automate

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Functions

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure OpenAI GPT

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Anthropic Claude

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    AI Builder

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Adaptive Cards

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Apps

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dynamics 365 API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Service Bus

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power BI API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Webhook

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Mögliche Schnittstellen

    Microsoft Graph / SharePoint

    Dokumente, Metadaten und bestehende Zugriffsrechte.

  • Mögliche Schnittstellen

    Dateiserver-Connector

    Kontrollierte Indexierung freigegebener lokaler Wissensbestände.

  • Mögliche Schnittstellen

    Entra ID / SSO

    Identität und gruppenbasierter Zugriff ohne separates Benutzerkonto.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Azure AI Search

    Hybride semantische Suche, Filter und Quellenindex.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Azure OpenAI oder lokales LLM

    Antwortgenerierung passend zu Datenschutz und Betriebsmodell.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Teams, Intranet oder Web-App

    Niedrigschwelliger Zugriff im bestehenden Arbeitskontext.

Umsetzung im Kontext

Nicht nur automatisiert, sondern im Alltag belastbar.

Ein belastbarer Wissensassistent beginnt nicht mit dem Sprachmodell, sondern mit Quellenqualität, Rechten und Verantwortlichkeiten. Deshalb wird der erste Umfang auf klar gepflegte Wissensbereiche begrenzt.

Die Anwendung zeigt Quellen und Unsicherheit sichtbar an. Antworten ohne ausreichenden Beleg werden nicht als Tatsache ausgegeben, sondern führen zu Rückfrage oder Suchergebnis.

Ausgangslage

Richtlinien, Handbücher und Projekterfahrung liegen in vielen Ordnern und Systemen. Mitarbeitende suchen lange oder verwenden veraltete Informationen.

Zielbild

Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.

Erwarteter Nutzen

  • Weniger Suchzeit und wiederkehrende Rückfragen
  • Antworten mit prüfbaren Quellen statt Blackbox
  • Bestehende Rechte bleiben wirksam
  • Transparenz über Wissenslücken und veraltete Dokumente

Voraussetzungen für den Start

  • 01Abgegrenzte und verantwortete Wissensquellen
  • 02Technischer Zugriff auf Dokumente und Berechtigungen
  • 03Testfragen und fachliche Ansprechpartner für die Abnahme

Weitere Anwendungsfälle

Anwendungsfälle mit vergleichbarem Aufbau aus Dienstleistungen · Fertigung. Wählen Sie eine Branche, um die Auswahl einzugrenzen.

  1. 02 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Finanzen & Dokumente

    Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen

    Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.

    Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.

    • ERP REST / OData / IDoc
    • E-Mail, Peppol oder Upload
    • DMS- und Archiv-API
    • Azure AI Document Intelligence

  2. 01 / Anwendungsfall

    Mittel~ 3–6 Wochen

    E-Mail & Eingangskanäle

    Posteingänge automatisch verstehen und verteilen

    KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.

    Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.

    • Microsoft Graph / Gmail API
    • CRM- oder Ticket-API
    • Webhook / REST
    • Outlook & Microsoft Teams

  3. 03 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Freigaben & Compliance

    Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern

    Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.

    Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.

    • Microsoft Graph
    • ERP- oder HR-API
    • Webhook / Adaptive Cards
    • Microsoft Teams

  4. 06 / Anwendungsfall

    Komplex~ 8–12 Wochen

    Außendienst & Betrieb

    Mobile Erfassung direkt am Einsatzort

    Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.

    Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.

    • ERP- oder Field-Service-API
    • Kamera, GPS und Gerätespeicher
    • Identity- und Sync-Service
    • Individuelle PWA oder Mobile App

  5. 05 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Meetings & Aufgaben

    Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen

    Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.

    Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.

    • Microsoft Graph / Teams
    • Planner- oder Jira-API
    • CRM-API
    • Microsoft Teams

Lösungskatalog

5 weitere Anwendungsfälle mit Filter nach Branche, Aufwand und Systemen.

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Ihr nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?

Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.

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Datenschutz-Einstellungen

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Notwendig

Erforderlich, damit die Website funktioniert: Ihre Datenschutz-Entscheidung, Formulare, der Sprachassistent und die Erkennung technischer Störungen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Immer aktiv
Details anzeigen (3)

Website-Grundfunktionen

Speichert Ihre Datenschutz-Entscheidung und ob Sie den Sprachhinweis bereits weggeklickt haben. Ohne diese Einträge müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Website-Grundfunktionen
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.consent.v1Lokaler Speicher12 MonateIhre Auswahl je Kategorie samt Zeitpunkt und Vorgangsnummer als Nachweis der Einwilligung.
nexaluna.locale.suggestionLokaler Speicher6 MonateVermerk, dass Sie den Sprachhinweis bereits gesehen haben.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Nexaluna Sprachassistent

Baut auf Ihren Wunsch hin ein Chat- oder Sprachgespräch auf und ordnet Ihre Beiträge der laufenden Sitzung zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ein Gespräch starten. Beim Anbieter ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert; Transkript und Audio bewahren wir nur nach Ihrer Zustimmung im Gespräch auf – dann ausschließlich auf unserem Server in Deutschland.

Anbieter
ElevenLabs Inc., Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Nexaluna Sprachassistent
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.agent.sessionSitzungsspeicherSitzungKennung des laufenden Gesprächs mit dem Sprachassistenten.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Sentry Fehlerüberwachung

Meldet technische Fehler und Ladeprobleme, damit wir sie beheben können. Übertragen werden Fehlermeldung, Seitenpfad und Browserangaben, keine Eingaben aus Formularen.

Anbieter
Functional Software, Inc. (Sentry), Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dieser Dienst legt selbst nichts auf Ihrem Gerät ab.

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Funktional

Merkt sich Ihre Einstellungen, etwa die gewählte Sprache, damit Sie sie nicht bei jedem Besuch erneut treffen müssen.

Details anzeigen (1)

Sprachwahl

Merkt sich, in welcher Sprache Sie die Website lesen möchten, und führt Sie beim nächsten Besuch direkt dorthin.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Sprachwahl
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.locale.preferenceLokaler Speicher6 MonateDie von Ihnen gewählte Sprachfassung der Website.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Statistik

Hilft uns zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucher abspringen. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst; wir verknüpfen sie nicht mit weiteren Datenquellen.

Details anzeigen (1)

Google Analytics 4

Zählt Seitenaufrufe und wertet aus, wie die Website genutzt wird. Die IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Google Analytics 4
NameArtLaufzeitZweck
_gaCookie24 MonateUnterscheidet Besucher voneinander.
_ga_L0FGSKVQWFCookie24 MonateHält den Sitzungsverlauf für die Auswertung fest.
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Marketing

Misst den Erfolg unserer Anzeigen und erlaubt es, Ihnen passende Inhalte außerhalb dieser Website auszuspielen.

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Google Ads

Misst, ob ein Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht, und ermöglicht die erneute Ansprache in Google-Werbenetzwerken.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
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Gespeicherte Einträge: Google Ads
NameArtLaufzeitZweck
_gcl_auCookie3 MonateOrdnet einen Besuch einer Anzeige zu (Conversion-Messung).
_gcl_awCookie3 MonateSpeichert die Kennung des Anzeigenklicks.
_gcl_gsCookie3 MonateHält den Zeitpunkt des Anzeigenklicks fest.
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