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Alle Lösungen06 / Außendienst & Betrieb

Außendienst & Betrieb

Mobile Erfassung direkt am Einsatzort

Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.

Komplexität
Komplex
Implementierungsdauer
8–12 Wochen
Geeignete Branchen
Technischer Außendienst · Bauwesen · Fertigung

Beispiel: Technischer Anlagenservice

Prozessarchitektur

Vom Eingang zum belastbaren Ergebnis.

Jede Phase besteht aus klaren, nachvollziehbaren Schritten. Prüfungen, Abzweigungen und Übergaben bleiben sichtbar, statt in einer Blackbox zu verschwinden.

Prozessdiagramm

  • 09Knoten
  • 09Verbindungen
  • 03Phasen
System

01Input

Eingang & Kontext

Quellen, Daten und fachlicher Kontext werden kontrolliert zusammengeführt.

3 Schritte

02Process

Logik & Kontrolle

Regeln, KI und menschliche Prüfungen bilden den nachvollziehbaren Prozesskern.

3 Schritte

03Output

Ergebnis & Übergabe

Ergebnisse werden strukturiert an Menschen und führende Systeme übergeben.

3 Schritte

Quelle01

Auftrag bereitstellen

Kunden-, Anlagen-, Termin- und Auftragsdaten werden vor dem Einsatz auf das Gerät synchronisiert.Details

Prozessknoten 01Quelle

Auftrag bereitstellen

Kunden-, Anlagen-, Termin- und Auftragsdaten werden vor dem Einsatz auf das Gerät synchronisiert.

Schnittstellen
  • Microsoft Graph API
  • SharePoint API
Weiterführung
  • Vor Ort erfassen
Daten02

Vor Ort erfassen

Formulare, Messwerte, Material, Zeiten, Fotos, Signaturen und Standort werden geführt aufgenommen.Details

Prozessknoten 02Daten

Vor Ort erfassen

Formulare, Messwerte, Material, Zeiten, Fotos, Signaturen und Standort werden geführt aufgenommen.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Offline zwischenspeichern
Daten03

Offline zwischenspeichern

Daten bleiben bei fehlender Verbindung verschlüsselt auf dem Gerät und werden später synchronisiert.Details

Prozessknoten 03Daten

Offline zwischenspeichern

Daten bleiben bei fehlender Verbindung verschlüsselt auf dem Gerät und werden später synchronisiert.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Eingaben validieren
Entscheidung04

Eingaben validieren

Pflichtfelder, Wertebereiche und auftragsabhängige Regeln verhindern unvollständige Datensätze.Details

Prozessknoten 04Entscheidung

Eingaben validieren

Pflichtfelder, Wertebereiche und auftragsabhängige Regeln verhindern unvollständige Datensätze.

Schnittstellen
  • Azure OpenAI GPT
  • Anthropic Claude
  • AI Builder
Weiterführung
  • Konflikte auflösenDirekter Pfad
  • Medien analysierenOptionaler Schritt
System05

Medien analysieren

Bild- und Dokumenten-KI kann Schäden, Typenschilder oder Formularinhalte als Vorschlag erkennen.Details

Prozessknoten 05System

Medien analysieren

Bild- und Dokumenten-KI kann Schäden, Typenschilder oder Formularinhalte als Vorschlag erkennen.

Schnittstellen
  • Dynamics 365 API
  • Azure Service Bus
Weiterführung
  • Konflikte auflösen
System06

Konflikte auflösen

Synchronisation, Versionierung und definierte Prioritäten behandeln parallele Änderungen kontrolliert.Details

Prozessknoten 06System

Konflikte auflösen

Synchronisation, Versionierung und definierte Prioritäten behandeln parallele Änderungen kontrolliert.

Schnittstellen
  • Dynamics 365 API
  • Azure Service Bus
Weiterführung
  • Auftrag aktualisieren
  • Dokumentation erzeugen
  • Folgeschritte starten
Ergebnis07

Auftrag aktualisieren

Status, Zeiten, Material und Ergebnis fließen in ERP, Service- oder Produktionssystem.Details

Prozessknoten 07Ergebnis

Auftrag aktualisieren

Status, Zeiten, Material und Ergebnis fließen in ERP, Service- oder Produktionssystem.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis08

Dokumentation erzeugen

Servicebericht, Prüfprotokoll oder Abnahme wird automatisch vollständig erstellt.Details

Prozessknoten 08Ergebnis

Dokumentation erzeugen

Servicebericht, Prüfprotokoll oder Abnahme wird automatisch vollständig erstellt.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis09

Folgeschritte starten

Nachbestellung, Mangel, Rechnung oder nächster Termin wird abhängig vom Ergebnis ausgelöst.Details

Prozessknoten 09Ergebnis

Folgeschritte starten

Nachbestellung, Mangel, Rechnung oder nächster Termin wird abhängig vom Ergebnis ausgelöst.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
  • Standardweg
  • Direkter Pfad
  • Ausnahme

Schritte in Ablaufreihenfolge

Systemlandschaft

Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.

  • Microsoft

    Microsoft Graph API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    SharePoint API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure AI Document Intelligence

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Mistral OCR

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dataverse API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Automate

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Functions

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure OpenAI GPT

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Anthropic Claude

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    AI Builder

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Adaptive Cards

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Apps

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dynamics 365 API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Service Bus

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power BI API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Webhook

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Mögliche Schnittstellen

    ERP- oder Field-Service-API

    Aufträge, Anlagen, Material, Zeiten und Status in beide Richtungen.

  • Mögliche Schnittstellen

    Kamera, GPS und Gerätespeicher

    Native Gerätefunktionen für belastbare Vor-Ort-Dokumentation.

  • Mögliche Schnittstellen

    Identity- und Sync-Service

    Sicherer Login, Offline-Daten und kontrollierte Synchronisation.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Individuelle PWA oder Mobile App

    Auf den konkreten Einsatz zugeschnittene, offlinefähige Oberfläche.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Business Central, SAP oder Dynamics 365

    Führende Auftrags-, Anlagen- und Abrechnungsdaten.

Umsetzung im Kontext

Nicht nur automatisiert, sondern im Alltag belastbar.

Die App wird auf den realen Einsatz zugeschnitten: Handschuhe, kleine Displays, wechselnde Verbindung und Zeitdruck sind Teil der Anforderung. Formulare werden deshalb nicht einfach digital kopiert, sondern für den Ablauf optimiert.

Offlinefähigkeit und Synchronisation erhöhen die technische Komplexität. Für einen sicheren Start wird ein klarer Einsatztyp mit begrenztem Formular- und Integrationsumfang produktiv umgesetzt.

Ausgangslage

Informationen werden auf Papier, per Foto und später in Tabellen erfasst. Medienbrüche verursachen Rückfragen, doppelte Eingaben und veraltete Auftragsstände.

Zielbild

Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.

Erwarteter Nutzen

  • Keine nachträgliche Übertragung von Papier
  • Vollständige Daten bereits am Einsatzort
  • Aktueller Auftragsstatus für Innen- und Außendienst
  • Schnellere Berichte, Abrechnung und Folgeaufträge

Voraussetzungen für den Start

  • 01Abgegrenzter Einsatz- oder Auftragstyp
  • 02Zugriff auf führende Auftrags- und Stammdaten
  • 03Testgeräte und reale Offline-Szenarien für die Abnahme

Weitere Anwendungsfälle

Anwendungsfälle mit vergleichbarem Aufbau aus Fertigung · Bauwesen. Wählen Sie eine Branche, um die Auswahl einzugrenzen.

  1. 02 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Finanzen & Dokumente

    Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen

    Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.

    Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.

    • ERP REST / OData / IDoc
    • E-Mail, Peppol oder Upload
    • DMS- und Archiv-API
    • Azure AI Document Intelligence

  2. 04 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Wissen & Assistenz

    Internes Wissen sicher durchsuchbar machen

    Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.

    Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.

    • Microsoft Graph / SharePoint
    • Dateiserver-Connector
    • Entra ID / SSO
    • Azure AI Search

  3. 01 / Anwendungsfall

    Mittel~ 3–6 Wochen

    E-Mail & Eingangskanäle

    Posteingänge automatisch verstehen und verteilen

    KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.

    Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.

    • Microsoft Graph / Gmail API
    • CRM- oder Ticket-API
    • Webhook / REST
    • Outlook & Microsoft Teams

  4. 03 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Freigaben & Compliance

    Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern

    Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.

    Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.

    • Microsoft Graph
    • ERP- oder HR-API
    • Webhook / Adaptive Cards
    • Microsoft Teams

  5. 05 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Meetings & Aufgaben

    Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen

    Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.

    Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.

    • Microsoft Graph / Teams
    • Planner- oder Jira-API
    • CRM-API
    • Microsoft Teams

Lösungskatalog

5 weitere Anwendungsfälle mit Filter nach Branche, Aufwand und Systemen.

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Ihr nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?

Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.

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Immer aktiv
Details anzeigen (3)

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Speichert Ihre Datenschutz-Entscheidung und ob Sie den Sprachhinweis bereits weggeklickt haben. Ohne diese Einträge müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Website-Grundfunktionen
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.consent.v1Lokaler Speicher12 MonateIhre Auswahl je Kategorie samt Zeitpunkt und Vorgangsnummer als Nachweis der Einwilligung.
nexaluna.locale.suggestionLokaler Speicher6 MonateVermerk, dass Sie den Sprachhinweis bereits gesehen haben.
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Nexaluna Sprachassistent

Baut auf Ihren Wunsch hin ein Chat- oder Sprachgespräch auf und ordnet Ihre Beiträge der laufenden Sitzung zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ein Gespräch starten. Beim Anbieter ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert; Transkript und Audio bewahren wir nur nach Ihrer Zustimmung im Gespräch auf – dann ausschließlich auf unserem Server in Deutschland.

Anbieter
ElevenLabs Inc., Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Nexaluna Sprachassistent
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.agent.sessionSitzungsspeicherSitzungKennung des laufenden Gesprächs mit dem Sprachassistenten.
Datenschutzerklärung des Anbieters(öffnet in einem neuen Tab)

Sentry Fehlerüberwachung

Meldet technische Fehler und Ladeprobleme, damit wir sie beheben können. Übertragen werden Fehlermeldung, Seitenpfad und Browserangaben, keine Eingaben aus Formularen.

Anbieter
Functional Software, Inc. (Sentry), Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dieser Dienst legt selbst nichts auf Ihrem Gerät ab.

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Funktional

Merkt sich Ihre Einstellungen, etwa die gewählte Sprache, damit Sie sie nicht bei jedem Besuch erneut treffen müssen.

Details anzeigen (1)

Sprachwahl

Merkt sich, in welcher Sprache Sie die Website lesen möchten, und führt Sie beim nächsten Besuch direkt dorthin.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Sprachwahl
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.locale.preferenceLokaler Speicher6 MonateDie von Ihnen gewählte Sprachfassung der Website.
Datenschutzerklärung des Anbieters

Statistik

Hilft uns zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucher abspringen. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst; wir verknüpfen sie nicht mit weiteren Datenquellen.

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Google Analytics 4

Zählt Seitenaufrufe und wertet aus, wie die Website genutzt wird. Die IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Google Analytics 4
NameArtLaufzeitZweck
_gaCookie24 MonateUnterscheidet Besucher voneinander.
_ga_L0FGSKVQWFCookie24 MonateHält den Sitzungsverlauf für die Auswertung fest.
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Marketing

Misst den Erfolg unserer Anzeigen und erlaubt es, Ihnen passende Inhalte außerhalb dieser Website auszuspielen.

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Google Ads

Misst, ob ein Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht, und ermöglicht die erneute Ansprache in Google-Werbenetzwerken.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
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Gespeicherte Einträge: Google Ads
NameArtLaufzeitZweck
_gcl_auCookie3 MonateOrdnet einen Besuch einer Anzeige zu (Conversion-Messung).
_gcl_awCookie3 MonateSpeichert die Kennung des Anzeigenklicks.
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