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Alle Lösungen05 / Meetings & Aufgaben

Meetings & Aufgaben

Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen

Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.

Komplexität
Einfach
Implementierungsdauer
2–4 Wochen
Geeignete Branchen
Dienstleistungen · Technologie · Bauwesen

Beispiel: Projektberatung

Prozessarchitektur

Vom Eingang zum belastbaren Ergebnis.

Jede Phase besteht aus klaren, nachvollziehbaren Schritten. Prüfungen, Abzweigungen und Übergaben bleiben sichtbar, statt in einer Blackbox zu verschwinden.

Prozessdiagramm

  • 09Knoten
  • 09Verbindungen
  • 03Phasen
System

01Input

Eingang & Kontext

Termin, Teilnehmer, Agenda und Transkript bilden den zentralen Eingangspunkt.

1 Schritte

02Process

Logik & Kontrolle

Projektbezug, Datenschutz, Strukturierung und Bestätigung greifen im Prozess zusammen.

5 Schritte

03Output

Ergebnis & Übergabe

Ergebnisse werden strukturiert an Menschen und führende Systeme übergeben.

3 Schritte

Quelle01

Meeting-Kontext erfassen

Termin, Teilnehmer, Agenda, Transkript und freigegebene Begleitdokumente werden zusammengeführt.Details

Prozessknoten 01Quelle

Meeting-Kontext erfassen

Termin, Teilnehmer, Agenda, Transkript und freigegebene Begleitdokumente werden zusammengeführt.

Schnittstellen
  • Microsoft Graph API
  • SharePoint API
Weiterführung
  • Projektbezug ergänzen
  • Datenschutz prüfen
Daten02

Projektbezug ergänzen

Kunde, Projekt, Sprint oder Auftrag werden aus Kalender und Fachsystem zugeordnet.Details

Prozessknoten 02Daten

Projektbezug ergänzen

Kunde, Projekt, Sprint oder Auftrag werden aus Kalender und Fachsystem zugeordnet.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Gespräch strukturieren
Daten03

Datenschutz prüfen

Aufzeichnung, Einwilligung, Aufbewahrung und zulässige Verarbeitung werden vorab festgelegt.Details

Prozessknoten 03Daten

Datenschutz prüfen

Aufzeichnung, Einwilligung, Aufbewahrung und zulässige Verarbeitung werden vorab festgelegt.

Schnittstellen
  • Azure AI Document Intelligence
  • Mistral OCR
  • Dataverse API
Weiterführung
  • Gespräch strukturieren
System04

Gespräch strukturieren

Themen, Sprecher, Entscheidungen, offene Punkte und Risiken werden aus dem Transkript extrahiert.Details

Prozessknoten 04System

Gespräch strukturieren

Themen, Sprecher, Entscheidungen, offene Punkte und Risiken werden aus dem Transkript extrahiert.

Schnittstellen
  • Dynamics 365 API
  • Azure Service Bus
Weiterführung
  • Aufgaben präzisieren
Aktion05

Aufgaben präzisieren

Verantwortliche, Frist, Zielsystem und fehlende Angaben werden anhand klarer Regeln ergänzt.Details

Prozessknoten 05Aktion

Aufgaben präzisieren

Verantwortliche, Frist, Zielsystem und fehlende Angaben werden anhand klarer Regeln ergänzt.

Schnittstellen
  • Power Automate
  • Azure Functions
  • Microsoft Graph API
Weiterführung
  • Ergebnis bestätigen
Freigabe06

Ergebnis bestätigen

Teilnehmer oder Meeting-Leitung prüfen den Entwurf vor der verbindlichen Übergabe.Details

Prozessknoten 06Freigabe

Ergebnis bestätigen

Teilnehmer oder Meeting-Leitung prüfen den Entwurf vor der verbindlichen Übergabe.

Schnittstellen
  • Teams Adaptive Cards
  • Power Apps
Weiterführung
  • Protokoll bereitstellen
  • Aufgaben anlegen
  • Fortschritt verbinden
Ergebnis07

Protokoll bereitstellen

Zusammenfassung, Entscheidungen und offene Fragen werden einheitlich abgelegt und geteilt.Details

Prozessknoten 07Ergebnis

Protokoll bereitstellen

Zusammenfassung, Entscheidungen und offene Fragen werden einheitlich abgelegt und geteilt.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis08

Aufgaben anlegen

Bestätigte Aufgaben entstehen in Planner, Jira, CRM oder dem vorhandenen Projektwerkzeug.Details

Prozessknoten 08Ergebnis

Aufgaben anlegen

Bestätigte Aufgaben entstehen in Planner, Jira, CRM oder dem vorhandenen Projektwerkzeug.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
Ergebnis09

Fortschritt verbinden

Statusänderungen und überfällige Aufgaben bleiben mit dem ursprünglichen Meeting verknüpft.Details

Prozessknoten 09Ergebnis

Fortschritt verbinden

Statusänderungen und überfällige Aufgaben bleiben mit dem ursprünglichen Meeting verknüpft.

Schnittstellen
  • Power BI API
  • Teams Webhook
  • Standardweg

Schritte in Ablaufreihenfolge

Systemlandschaft

Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.

  • Microsoft

    Microsoft Graph API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    SharePoint API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure AI Document Intelligence

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Mistral OCR

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dataverse API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Automate

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Functions

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure OpenAI GPT

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Anthropic Claude

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    AI Builder

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Adaptive Cards

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power Apps

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Dynamics 365 API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Azure Service Bus

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Power BI API

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Microsoft

    Teams Webhook

    Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.

  • Mögliche Schnittstellen

    Microsoft Graph / Teams

    Kalender, Teilnehmer, Transkripte und Besprechungsmetadaten.

  • Mögliche Schnittstellen

    Planner- oder Jira-API

    Erzeugung bestätigter Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen.

  • Mögliche Schnittstellen

    CRM-API

    Dokumentiert Entscheidungen und nächste Schritte im Kundenkontext.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Microsoft Teams

    Meeting, Ergebnisprüfung und transparente Rückfragen.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    Planner, Jira oder Asana

    Verbindliche Aufgaben und Fortschrittsverfolgung.

  • Mögliche Apps & Plattformen

    SharePoint oder Confluence

    Einheitliche Protokolle und langfristiger Projektkontext.

Umsetzung im Kontext

Nicht nur automatisiert, sondern im Alltag belastbar.

Die Lösung konzentriert sich nicht auf eine möglichst lange KI-Zusammenfassung, sondern auf verwertbare Entscheidungen und Aufgaben. Ein kurzer Bestätigungsschritt verhindert falsche oder missverständliche Übergaben.

Aufbewahrung und Einwilligung werden passend zu Meeting-Typ und Organisation umgesetzt. Nicht jedes Gespräch muss aufgezeichnet oder dauerhaft verarbeitet werden.

Ausgangslage

Nach Meetings entstehen Protokolle verspätet oder gar nicht. Entscheidungen verlieren Kontext und Aufgaben werden ohne Verantwortliche oder Frist weitergegeben.

Zielbild

Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.

Erwarteter Nutzen

  • Protokolle entstehen direkt nach dem Meeting
  • Aufgaben erhalten Verantwortliche und Fristen
  • Entscheidungen bleiben mit ihrem Kontext verknüpft
  • Weniger manuelles Kopieren zwischen Werkzeugen

Voraussetzungen für den Start

  • 01Freigegebene Meeting- und Transkriptionsrichtlinie
  • 02Definiertes Zielsystem für Aufgaben und Protokolle
  • 03Typische Meeting-Arten und gewünschte Ergebnisstruktur

Weitere Anwendungsfälle

Anwendungsfälle mit vergleichbarem Aufbau aus Dienstleistungen · Bauwesen. Wählen Sie eine Branche, um die Auswahl einzugrenzen.

  1. 03 / Anwendungsfall

    Einfach~ 2–4 Wochen

    Freigaben & Compliance

    Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern

    Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.

    Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.

    • Microsoft Graph
    • ERP- oder HR-API
    • Webhook / Adaptive Cards
    • Microsoft Teams

  2. 01 / Anwendungsfall

    Mittel~ 3–6 Wochen

    E-Mail & Eingangskanäle

    Posteingänge automatisch verstehen und verteilen

    KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.

    Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.

    • Microsoft Graph / Gmail API
    • CRM- oder Ticket-API
    • Webhook / REST
    • Outlook & Microsoft Teams

  3. 02 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Finanzen & Dokumente

    Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen

    Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.

    Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.

    • ERP REST / OData / IDoc
    • E-Mail, Peppol oder Upload
    • DMS- und Archiv-API
    • Azure AI Document Intelligence

  4. 04 / Anwendungsfall

    Komplex~ 6–10 Wochen

    Wissen & Assistenz

    Internes Wissen sicher durchsuchbar machen

    Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.

    Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.

    • Microsoft Graph / SharePoint
    • Dateiserver-Connector
    • Entra ID / SSO
    • Azure AI Search

  5. 06 / Anwendungsfall

    Komplex~ 8–12 Wochen

    Außendienst & Betrieb

    Mobile Erfassung direkt am Einsatzort

    Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.

    Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.

    • ERP- oder Field-Service-API
    • Kamera, GPS und Gerätespeicher
    • Identity- und Sync-Service
    • Individuelle PWA oder Mobile App

Lösungskatalog

5 weitere Anwendungsfälle mit Filter nach Branche, Aufwand und Systemen.

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Ihr nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?

Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.

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Details anzeigen (3)

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Speichert Ihre Datenschutz-Entscheidung und ob Sie den Sprachhinweis bereits weggeklickt haben. Ohne diese Einträge müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
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nexaluna.locale.suggestionLokaler Speicher6 MonateVermerk, dass Sie den Sprachhinweis bereits gesehen haben.
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Baut auf Ihren Wunsch hin ein Chat- oder Sprachgespräch auf und ordnet Ihre Beiträge der laufenden Sitzung zu. Die Verbindung entsteht erst, wenn Sie ein Gespräch starten. Beim Anbieter ElevenLabs werden keine Gesprächsdaten gespeichert; Transkript und Audio bewahren wir nur nach Ihrer Zustimmung im Gespräch auf – dann ausschließlich auf unserem Server in Deutschland.

Anbieter
ElevenLabs Inc., Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Gespeicherte Einträge: Nexaluna Sprachassistent
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.agent.sessionSitzungsspeicherSitzungKennung des laufenden Gesprächs mit dem Sprachassistenten.
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Meldet technische Fehler und Ladeprobleme, damit wir sie beheben können. Übertragen werden Fehlermeldung, Seitenpfad und Browserangaben, keine Eingaben aus Formularen.

Anbieter
Functional Software, Inc. (Sentry), Vereinigte Staaten
Drittlandübermittlung
Daten können in die USA übermittelt werden. Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dieser Dienst legt selbst nichts auf Ihrem Gerät ab.

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Funktional

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Sprachwahl

Merkt sich, in welcher Sprache Sie die Website lesen möchten, und führt Sie beim nächsten Besuch direkt dorthin.

Anbieter
Nexaluna AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Deutschland
Gespeicherte Einträge: Sprachwahl
NameArtLaufzeitZweck
nexaluna.locale.preferenceLokaler Speicher6 MonateDie von Ihnen gewählte Sprachfassung der Website.
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Statistik

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Google Analytics 4

Zählt Seitenaufrufe und wertet aus, wie die Website genutzt wird. Die IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie in die Auswertung eingeht.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
Drittlandübermittlung
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NameArtLaufzeitZweck
_gaCookie24 MonateUnterscheidet Besucher voneinander.
_ga_L0FGSKVQWFCookie24 MonateHält den Sitzungsverlauf für die Auswertung fest.
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Marketing

Misst den Erfolg unserer Anzeigen und erlaubt es, Ihnen passende Inhalte außerhalb dieser Website auszuspielen.

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Google Ads

Misst, ob ein Besuch auf eine unserer Anzeigen zurückgeht, und ermöglicht die erneute Ansprache in Google-Werbenetzwerken.

Anbieter
Google Ireland Limited, Irland
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